Para manejar correctamente una base de datos de clientes
se deben manejar en forma estándar los nombres de países,
estados, municipios, secciones de las ciudades y códigos postales.
(Si es que se usan códigos postales en su país.) Para lograr
esta estandarización se usa una base de datos de direcciones. Además
a menudo se puede ahorrar tiempo de captura si se usa este tipo de base de
datos. Un ejemplo es el poder escribir el código postal y que el sistema
extraiga de la base de datos las secciones de la ciudad que corresponden a
ese código postal. Una vez que se escoge la sección de la ciudad,
el sistema puede agregar a la dirección, la ciudad, el municipio y
el estado.
XpertMart te ofrece la opción de usar una base
de datos de direcciones. Para usar esta opción en XpertMart lo primero
que debe hacer es configurar las opciones que desea usar. Para configurar
el uso de direcciones se debe usar la opción Configurar Estación
como se aprecia en esta gráfica:
Dentro de las opciones de Configurar Estación
se encuentran las opciones de Direcciones. Al seleccionar esta opción
de lado izquierdo nos muestra de lado derecho varias opciones como vemos
aquí abajo:
Si sus clientes van a ser de más de un país,
debe marcar la opción Usar Países. Así puede escribir
algo en el campo País de Clientes o escoger su contenido vía
menús si es que opta por usar la base de datos para direcciones. Si
no marca esta opción el sistema pondrá en el campo País
de cada registro nuevo de clientes el país que tiene el ID = 1 en el
catálogo de Países.
La parte más básica y fácil de
estandarizar de una dirección so los estados. Si quiere que todos
sean iguales puede usar el catálogo de Estados y escoger siempre el
estado desde un menú. Si desea usar un menú para escoger el
estado, marque esta opción.
En países que usan un código postal,
se puede cargar una base de datos de todos los códigos postales y
su respectivos estados, municipios, ciudades y secciones de ciudad. Con esta
opción al poner simplemente el código postal, el sistema puede
usar la base de datos para llenar todos estos campos que se desean.
NOTA: Más adelante se explica como cargar la
base de datos de direcciones y como se obtiene los datos de la dirección
partiendo del código postal.
Además en los países que usan códigos
postales, se puede hacer la operación al revés, esto es escoger
las partes importantes de la dirección desde la base de datos y con
estos datos obtener el código postal. Si desea usar la base de datos
para obtener el código postal debe marcar esta opción.
NOTA: Más adelante se explica como obtener
el código postal en base a la dirección.
Si va a usar la base de datos para cargar las direcciones,
entonces puede escribir el municipio en el tercer renglón de la dirección.
Si desea usar esta opción debe marcarlo aquí. (Esta opción
solo funciona cuando se usa alguna de las opciones de la base de datos de
direcciones como obtener la dirección partiendo del código postal,
o obtener el código postal partiendo de la dirección.
De igual modo, si va a usar la base de datos para
cargar las direcciones, entonces puede escribir la sección de la
ciudad en el segundo renglón de la dirección. Si desea usar
esta opción debe marcarlo aquí. (Esta opción solo funciona
cuando se usa alguna de las opciones de la base de datos de direcciones como
obtener la dirección partiendo del código postal, o obtener
el código postal partiendo de la dirección.
Normalmente todo una zona postal, o la zona que corresponde
al Código Postal, tiene el mismo Lada telefónica. Si
desea puede también obtener el Lada telefónica de la base de
datos de direcciones. Si desea usar el Lada para cualquiera de los teléfonos
del cliente basta con marcar en unos de estos tres opciones para poner el
lada en el: Teléfono de Casa, Celular o Teléfono de Oficina.
La última opción es "Limitar direcciones
a la base de datos de direcciones". Si marca esta opción los campos
como ciudad y quizás el segundo y tercer renglón de la dirección
sólo se podrán llenar con el contenido en la base de datos.
Esto sería usando alguna de las opciones de la base de datos de direcciones
como obtener la dirección partiendo del código postal, o obtener
el código postal partiendo de la dirección. No podrá
editar los campos directamente. (El que el segundo y tercer renglón
sea editables o no depende de las configuraciones anteriores.)
Aquí se puede apreciar como se ver el catálogo
de clientes si uno opta por usar el menú de estados:
Al dar click en el menú de estados se despliegan
los estados disponibles. Cada estado esta ya ligado a cierto país
y no es necesario escoger el país.
Obtener Dirección Desde el Código Postal
Si escoge obtener la dirección desde el Código
Postal, al escribir un código postal, el sistema va a revisar si hay
más de una dirección que usa este código postal. Si
solo hay una dirección que usa este Código Postal sin
preguntar otra cosa, se llenarán los campos de País, Estado,
Municipio y Sección de la Ciudad que corresponden a este Código
Postal.
NOTA: "Dirección" aquí corresponde a
una combinación de País, Estado, Municipio y Sección
de la Ciudad. No incluye la calle o el número de la calle.
Si el sistema ve que hay más de una combinación
de País, Estado, Municipio y Sección de la Ciudad que usan
el Código Postal que escribió el sistema desplegará
un menú con todas las posibles combinaciones para que escoja desde
allí la que corresponde. Este menú se puede aprecia aquí
abajo.
Al dar click en el menú se mostrarán
todas las combinaciones disponibles como se aprecia aquí abajo:
Si por último el código postal que escogió
no existe en la base de datos de direcciones, el sistema no hará nada,
ni marcará un mensaje de error.
NOTA: En los procesos de direcciones en dónde
el sistema le presenta menús para que escoja, estos menús son
un proceso independiente a la ventana del catálogo de clientes. Si
no da respuesta a los mensajes, obviamente no va a terminar el proceso de
fijar los datos de la dirección.
Obtener Código Postal Desde la Dirección
Si escoge "Obtener Código Postal Desde la Dirección"
entonces al escoger el Estado desde el menú (o al escribir el estado
o país si es que no usa el menú) le va a aparecer este menú
para escoger el municipio de la dirección:
Al dar click en el menú le aparecerán
los municipios que hay en el estado que ya escogió o escribió.
Si en el estado que escogió no existen municipios
entonces se brincaría este paso. Este caso se puede dar si en su base
de datos de direcciones, solo se usan ciudades ligados a los estados y
no municipios.
Una vez que escoge el municipio si hay más de
una ciudad en el municipio le va a aparecer este menú.
NOTA: El no estar en una ciudad, cuenta como una de
las opciones de ciudad. Por lo tanto si hay direcciones en el municipio que
no pertenezcan a una ciudad y otros que si pertenecen a una ciudad será
necesario escoger entre la "no ciudad" y la ciudad o ciudades.
Si da click en el menú le va a desplegar las
opciones como se aprecia en esta gráfica:
En este caso el primer espacio totalmente en blanco
corresponde a una "no ciudad", esto es a una dirección sin ciudad.
Se puede escoger esta opción o alguna de las ciudades que se muestran.
Si solo hay una opción de ciudad (o "no ciudad")
para el municipio, entonces no aparecerá el menú para escoger
la ciudad.
Después de esto, si hay más de una Sección
de Ciudad en esta combinación de País, Estado, Municipio y
Ciudad aparecerá la siguiente ventana:
En esta ventana puede escoger la sección de
la ciudad que corresponde al domicilio. Si da click en el menú aparecerán
las secciones de ciudad como se ve en esta imágen:
Catálogos de Direcciones
Como se menciono al principio, para poder manejar estas
funciones automáticas de direcciones y códigos postales hace
falta una base de datos de direcciones. Esta base de datos esta contenido
en siete catálogos interrelacionados entre si. Los siete catálogos
son: Países, Estados, Municipios, Ciudades, Secciones Ciudad, Códigos
Postales y Ladas como se puede apreciar en esta gráfica que muestra
como abrir cualquiera de estos catálogos.
Normalmente no se va a capturar el contenido de todos
estos catálogos de direcciones en forma manual. Lo más usual
es que se compre una base de datos con estos datos. Por lo tanto se puede
aprecia en la gráfica de arriba existe la opción Importar Direcciones
que permite importar a estos catálogos toda la información
de direcciones que se necesitan.
Si escoge la opción de importación le
aparece esta ventana en la cual le puede indicar en dónde se encuentra
el archivo que tiene la información de las direcciones a importar:
El archivo con las direcciones debe estar en formato
CSV (Comma Separated Values o Valores Separados por Comas). Debe tener las
siguientes columnas como se ve en esta muestra:
El primer renglón es sólo de títulos
y se debe remover antes de hacer la importación. Visto en una hoja
de cálculo se aprecian asi las columnas:
Si no desea usar alguna de las columnas o datos en
su base de datos de direcciones de todas maneras es necesario incluir la
columna en el archivo de importación. Cualquier columna se puede
quedar en blanco si lo desea.
Nota: En algunas hojas de cálculo si una columna
esta vacía, no se incluye en el archivo CSV que se genera. Es importante
revisar su archivo CSV con un editor de texto y asegurar que todas las columnas
están allí aún cuando los quiere vacíos.
Una vez que escoge correr el proceso de importación
le va a aparecer una ventana como esta de abajo, que le irá indicando
el progreso de la importación.
Si desea consultar o editar el catálogo de Países
lo puede abrir usando esta opción del menú:
Una vez que escoge ver el catalogo de países
lo verá abrir así:
Como puede apreciar el catálogo de países
sólo contiene una columna que es el nombre del país.
Si desea consultar o editar el catálogo de Estados
lo puede abrir usando esta opción del menú:
Una vez que escoge ver el catalogo de estados lo verá
abrir así:
Como puede apreciar el catálogo de países
tiene el campo de estado ligado a un país.
Si desea consultar o editar el catálogo de municipios
lo puede abrir usando esta opción del menú:
Una vez que escoge ver el catalogo de municipios lo
verá abrir así:
Como puede apreciar el catálogo de municipios
contiene un campo que es el nombre del municipio a la vez, esta ligado a
un estado.
Si desea consultar o editar el catálogo de
ciudades lo puede abrir usando esta opción del menú:
Una vez que escoge ver el catalogo de ciudades lo
verá abrir así:
Como puede apreciar el catálogo de ciudades
contiene un campo que es el nombre de la ciudad a la vez, esta ligado a un
municipio.
Si desea consultar o editar el catálogo de Secciones
de Ciudad lo puede abrir usando esta opción del menú:
Una vez que escoge ver el catalogo de secciones de
ciudad lo verá abrir así:
Como puede apreciar el catálogo de secciones
de ciudad contiene una columna que es el nombre de la sección de la
ciudad. Además esta ligado a una ciudad y a un código postal.
Si desea consultar o editar el catálogo de Códigos
Postales lo puede abrir usando esta opción del menú:
Una vez que escoge ver el catalogo de Códigos
Postales lo verá abrir así:
Como puede apreciar el catálogo de códigos
postales sólo contiene una campo que es el código postal.
A la vez esta ligado a un Lada telefónico.
Si desea consultar o editar el catálogo de Ladas
lo puede abrir usando esta opción del menú:
Una vez que escoge ver el catalogo de Ladas lo verá
abrir así:
Como puede apreciar el catálogo de Ladas sólo
contiene una campo que es el número del Lada o código de área.
fin.
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