En las operaciones de venta, por razones tanto fiscales,
como de buena administración y trato al cliente queremos registrar
con exactitud los montos de los productos vendidos y los impuestos cobrados.
A primera vista debería ser muy sencillo registrar todos estas operaciones
al centavo exacto y más contando con un sistema computarizado. Bueno,
pues si es cierto y bien configurado y operado XpertMart le va a hacer esto
en un 98% de los casos.
Las diferencias que encontramos no son tanto de algún
problema del sistema o deficiencia en los calculos como son inherentes a las
cifras mismas que tenemos que manejar en múltiples formas.
Antes de explicar como configurar y operar XpertMart
para lograr la mayor precisión en todas las operaciones de venta veamos
algunos ejemplos para entender bien el problema.
Aqui vemos unos cálculos sencillos hechos en una
hoja de cálculo.
En este ejemplo solo tomamos un artículo con un
precio al público con IVA de $9.99 que por cierto es un precio bastante
común. En este ejemplo vamos a asumir que el IVA es del 10% que también
es un porcentaje de IVA simple. (Se agudizan aún más los variantes
con porcentajes de IVA del 13%, 15% o 16%.)
Como podemos apreciar en este primer hoja de cálculo
para tener un precio de $9.99 exactos incluyendo IVA, que los valores reales
separando, el precio en si de la mercancía, del monto del IVA, nos
da no solo fracciones de varios decimales, sino en este caso no tiene fin
la cantidad de decimales que podríamos poner y nunca llegaríamos
a representar exactamente estos dos montos.
En esta primera hoja de cálculo también
mostramos el caso muy común de hacer un 10% de descuento sobre este
artículo. Se muestra además los valores de la mercancía
en si, y del monto de IVA después del descuento. De nuevo podemos apreciar
que aún con muchos decimales, no se logra representar los valores
exactos.
Ahora en la columna a la derecha de esta primera hoja
mostramos el redondeo que se tiene que hacer para mostrar cada uno de estos
valores para poder mostrarlos a centavos cerrados.
En este ejemplo no hay mucho problema, ya que las fracciones
redondeados son en todos los casos menos de un centavo.
En esta segunda hoja de cálculo mostramos como
este sencillo ejemplo se complica si en vez de llevar una sola unidad de este
artículo el cliente compra diez piezas.
Ahora precisamente se complica la representación
de estos valores porque no son centavos precisos sino fraccionarios. Pero
al hacer una factura o ticket de venta debemos poner los precios unitarios
expresados como centavos cerrados. En esta tabla podemos apreciar en cada
caso la diferencia entre multiplicar valores unitarios redondeados al centavo
más próximo contra la multiplicación de los valores
precisos con fracciones de centavos.
Se puede apreciar que en este "simple" operación
se tiene una variación de cuatro centavos. Y no hay vuelta de hoja,
porque si redondeamos primero a centavos los valores unitarios y luego multiplicamos
la diferencia se va a ver para alquien que toma una calculadora y hace la
cuenta sin redondear los valores unitarios.
Ante esta problemática, en XpertMart manejamos
siempre todos los decimales de precisión que podemos en los valores
monetarios. Cuando se muestra en pantalla o en una impresión un valor
monetario, siempre va a estar redondeado al centavo más próximo.
Pero al multiplicar como en este ejemplo por 10, vamos a tomar el valor preciso
y redondear hasta mostrar el resultado de la multiplicación. Esto
quiere decir que debemos entender que los valores unitarios descontados,
o sin iva que se muestran en pantalla o impresos son redondeados para efectos
de mostrarlos en esa posición, pero en si se esta manejando el valor
preciso internamente para todos los cálculos.
En la gran mayoría de los casos, esto no va a producir
variantes. Cuando si se llegan a ver variantes es precisamente en los casos
en dónde se llevan varias unidades de la misma pieza.
Ahora cuando se usa el IVA es importante capturar en
XpertMart precisamente los valores con IVA incluido y dejar que XpertMart
calcule el precio neto sin IVA y el IVA mismo con toda la precisión
decimal. Si capturan un precio sin IVA redondeado, se van a introducir otras
variantes y van a salir mal las cuentas.
Veamos como configurar y operar XpertMart cuando estamos
usando IVA para que maneje correctamente los precios sin IVA.
CATALOGO DE ZONAS DE IMPUESTOS
1) En el catálogo de zonas de impuestos debe haber
normalmente un solo registro y este debe decir el país en el que
estan. Revisa que tenga su ID igual a 1.
CATALOGO DE TIPOS DE IMPUESTOS
2) En el catálogo de tipos de impuestos también
debe haber un solo registro que debe decir IVA.
CATALOGO DE IMPUESTOS
3) En el catálogo de impuestos debe haber un registro
y este debe tener Tipo de Impuesto "IVA", Zona de Impuestos el país
que pusieron en el punto 1) y porcentaje de impuesto el que corresponda
al IVA en su país.
CATALOGO DE TIENDAS
4) En el catálogo de Tiendas asignarle a cada tienda
una lista de precios.
5) En el catálogo de Tiendas asignarle a cada tienda
la zona de impuestos el país que pusieron en el punto 1).
6) En el catálogo de Tiendas NO marcar la caja que
dice usar precio de lista para ninguna tienda. (Es preferible usar varias
listas de precios en vez del "Precio de Lista" ya que a este no se aplica
el redondeo automático.)
CATALOGO DE ESTILOS
7) En el catálogo de estilos todos los estilos que
usen IVA deben esten asignados a tipo de impuesto "IVA". (Al menos que tengas
por alli otra cosa que no lleva IVA.)
ulos.
CATALOGO DE LISTAS DE PRECIOS
8) En el catálogo Listas de Precios, cada lista de
precios debe tener marcado el cuadro de IVA. (Se contempla poder tener zonas
de impuestos que no sean de IVA pero en ese caso deben consultarnos para
la configuración exacta.)
CATALOGO DE PRECIOS
9) Asegurar que en todos los registros de precios este "Redondear
a" fijo a 0.01.
10) Asegurar que en todos los registros de precios este "Ajustar
Redondeo A" como 0.00.
CONFIGURACION INVENTARIO
11) En configurar inventario tiene Zona de Impuestos 1 y marcado
la cajita de Usar Iva.
12) Pon la fecha de última actualización
de precios atras unos años antes del inicio con XpertMart.
ACTUALIZAR PRECIOS
12) Con esta configuración debes correr el proceso
"Actualizar Precios"
SINCRONIZACION
13) Después debes sincronizar una tienda para alli
hacer pruebas.
fin.
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