En el Inventario Físico
vamos a trabajar con una tabla interna del sistema. Podemos visualizar
esto a través de los reportes. Pero para entender como funciona
podemos ver una muestra aqui:
Para cada artículo podremos ver la descripción y luego una columna llamada SIST. En la columna SIST. se va a poner la cantidad de piezas que el sistema indica que hay (o debe haber) en existencia. En la columna FIS. el proceso de ivnetario físico va a poner la cantidad de piezas que contamos con nuestro conteo físico. Además el sistema va a calcular en base a estas dos cifras cualquier diferencia.
En el
ejemplo el artículo Estilo 188, Color Blue, Talla Small, con Número
de artículo 14, tiene según el sistema 2 piezas en existencia,
en nuestro conteo físico solo contamos 1 pieza por lo que hay 1
pieza de diferencia.
NOTA: Se recomienda hacer
una copia de la base de datos (Normalmente C:\Main\Main.gdb) antes de empezar
el inventario fisico y otra copia antes de aplicar el inventario fisico.
Esto para poder regresar a punto de partida en caso de algún error
operativo grave.
Para
comenzar un inventario físico deberemos estar en una tienda (remota)
debemos
Como
primer paso recomendamos usar la opción Eliminar tabla de Físico,
esto nos asegurar que no empezamos con ninguna información del inventario
físico anterior.
De igual modo como segundo paso es importante usar
la opción Borrar Conteos. Esto nos asegurar que este inventario físico
no va a tomar en cuenta ningún conteo anterior que se haya hecho
con cualquier fin.
Después de estos dos pasos preparativos lo
siguiente es Empezar Inventario Físico. El paso Empezar Inventario
Físico creara la tabla de inventario físico si es que no
existe, remplazará los valores en la columna de SIST. por las
cantidades registradas en ese momento en el sistema. Además pondrá
las cantidades en la columna de FIS. a cero asi como la columna de DIF..
Cabe recalcar que al hacer esto no afectamos para nada las cantidades reales
que tiene el sistema como existencia. Una vez elegida la opción
Empezar Inventario Físico veremos el siguiente cuadro de diálogo:
Dar clic en el botón de OK para aceptar:
Si correremo un reporte de inventario físico, veremos que la columna de SIST tiene las cantidades en el sistema y que las columnas de Fis y Dif han cambiado su valor a cero:
En el artículo
que señalamos como ejemplo (en recuadro) tenemos 0 piezas en existencia,
0 piezas en diferencia y $0.00 de diferencia en precio, aún
no hemos afectado el inventario físico real de la tienda.
Ahora
viene en si el conteo de la mercancía. Simplemente se hacen hojas
de conteo para toda la mercancía en existencia. Puede usar la opción
F11 disponible en todas las transacciones de XpertMart para generar las
hojas de conteo. Recomendamos hacer una hoja de conteo para cada mueble
o cuadro de estantería en dónde haya mercancía. Es
bueno imprimir las hojas de conteo y pegarlos junto a la mercancía
que se conto. Esto nos permite revisar los conteos que se han hecho e inclusive
podemos pedir que algún encargado de la tienda o auditor firme de
revisado cada hoja de conteo. Si se encuentra una diferencia entre una hoja
de conteo y la existencia física se puede hacer una segunda hoja de
conteo que corrije la cantidad. Si falta una pieza en la hoja de conteo
se hace una segunda hoja de conteo con otra pieza. Si sobra una pieza en
una hoja de conteo se hace una segunda hoja de conteo con una pieza negativa
(-1). Las suma de las hojas de conteo correspondientes a cierta ubicación
de mercancía va a ser el conteo final.
NOTA:
Como XpertMart hace una suma de las hojas de conteo, no es necesario juntar
la mercancía por estilo ni hacer ningún acomodo especial
de la misma. Si por ejemplo de un solo artículo hay una pieza en
el mostrador se incluye en una hoja de conteo de la mercancía en
el mostrador. Si del mismo artículo hay cinco piezas en un mueble
en el área de ventas estas cinco piezas se incluirían en la
hoja de conteo de este mueble. Si además hay seis piezas del mismo
artículo en un estante en la bodega, estas se incluirían en
la hoja de conteo de ese estante. Al aplicar las Hojas de Conteos XpertMart
hace una suma y va a poner 12 piezas (1 + 5 + 6 = 12) en la columa
de físico correspondiente a este artículo.
El siguiente paso será aplicar las hojas de conteos físicos. El sistema suma las cantidades en todas las hojas de conteo y los pone en la columna de FIS., por ejemplo vamos a aplicar la siguiente hoja de conteo para nuestro artículo muestra:
En ella estamos diciéndole al sistema que el conteo físico son 50 piezas en existencia, una vez guardada esta hoja elegiremos la opción Aplicar conteos físicos y el sistema pedirá nuestra confirmación para aplicar los conteos en la tienda, a través del siguiente cuadro de diálogo:
Debemos dar clic en el botón de OK para aceptar y se aplicarán las hojas de conteo al inventario físico, recibiremos la confirmación de que los conteos se han aplicado mediante el siguiente cuadro de diálogo:
Si volvemos a correr el reporte de inventarios veremos como se han modificado las columnas:
NOTA: Las cantidades con signo (+) son sobrante y las que tienen signo (-) son faltantes tomando como referencia las cantidades en el sistema (columna SIS.).
Si recordamos teníamos 18 piezas en existencia del artículo en el recuadro, aplicamos la hoja de conteo con 50 piezas y el resultado son 68 piezas en existencia, como el sistema tenía registrado 0 piezas de este artículo existe ahora una diferencia de 68 piezas. Lo ideal sería que al aplicar las hojas de conteo cuadraran con lo que tiene registrado el sistema, de no ser así debemos analizar la información para encontrar la diferencia.
NOTA: Si al correr los reportes
sobre el inventario físico se ven diferencias que hay que corregir
se pueden hacer todas las correcciones necesarias. Si detectan que falto
capturar alguna transacción (Recibo, Hoja de Traspaso o Venta) en
el sistema se puden capturar estas transacciones faltantes. Después
de capturar estas transacciones debe volver a correr el proceso Empezar el
Inventario Físico. No debe borrar los conteos existentes ya que estos
estan bien.
Si hace
falta hacer hojas de conteos adicionales los puede hacer. Si hace hojas
de conteo adicionales debe volver a correr el proceso Aplicar Conteos al
Inventario Físico.
Una vez que esta de acuerdo con las cantidades de sistema, físico y diferencia que ve en los reportes puede pasar al último paso. El último paso es aplicar el inventario físico. Al elegir la opción Aplicar el Inventario Físico y veremos un cuadro de diálogo confirmando la aplicación del inventario:
Nos presenta
este cuadro para darle datos adicionales.
Si por alguna razón
se interrumpio la aplicación del inventario fíisico, podemos
ver en los Ajustes hasta que número de artículo llego a hacer
el ajuste. Aqui le indicamos que siga después de el último
ajustado. Podemos escoger si va a imprimir las hojas de ajuste a la hora
de generarlos. Solo recomendamos imprimir al momento las hojas de ajuste
si el sistema cuenta con una impresora gráfica de velocidad. De otro
modo es mejor generar las hojas de ajuste sin imprimirlos. Posteriormente
pude entrar a Documentos Ajustes y imprimir las hojas de ajuste o correr
un reporte que los muestra.
Una vez hecho esto
si afectamos las existencias que tiene el sistema. Al aplicar el inventario
físico el sistema genera hojas de ajustes de las diferencias,.
Estas
hojas de ajuste afectan las cantidades del sistema. Al ajustar
por las cantidades de diferencia, el inventario va a quedar marcando exactamente
lo que habíamos contado como físico.
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